Conservar sus documentos PDF seguros es un paso vital para mantener la seguridad de los datos.

iText – 3 formas de mejorar la seguridad de sus PDF

Mantener la seguridad de los datos a menudo es un requisito de las leyes de privacidad

¿Están seguros sus documentos PDF y qué debe hacer para asegurarse de que los datos que contienen estén seguros? Mantener la seguridad de los datos no solo es una buena práctica, sino que a menudo es un requisito de las leyes de privacidad de datos. En este blog y el seminario web adjunto: "Seguridad de PDF: cifrado y firmas digitales", le ofrecemos las tres formas principales de mejorar la seguridad de sus documentos PDF.

Mantener sus documentos PDF seguros es un paso vital para mantener la seguridad de los datos. Considere cuántos datos se comparten ampliamente entre empresas y entidades gubernamentales en el mundo moderno; por ejemplo, su información personal, como el nombre, la fecha de nacimiento y los números de identificación personal, se almacenan en tarjetas de embarque, recibos y archivos digitales. Estos pueden ser guardados por empresas, entidades de salud, bancos y más. Esta información puede ser vulnerable a exponerse en línea, ya sea involuntariamente debido a una base de datos mal configurada o maliciosamente debido a piratería.

Gran parte de esta información clasificada se comparte en formato PDF, como documentos legales, historial médico, información del cliente, propiedad intelectual, NDA, etc. Mantener la seguridad de los datos no solo es una buena práctica, de hecho, los datos lo requieren en muchos lugares. leyes de privacidad. Entonces, ¿qué debe hacer para asegurarse de mantener segura su información?

Las tres formas principales de mejorar la seguridad de sus documentos PDF son: cifrado, redacción y firmas digitales. Los tres ofrecen diferentes soluciones para proteger sus datos; y se puede utilizar solo o en combinación para satisfacer sus necesidades de seguridad. Echemos un vistazo a estas tres opciones y cuándo es mejor utilizarlas.

Suite iText 7

IText 7 Suite se refiere a la línea completa de productos que comprende iText 7 Core y sus complementos. iText 7 Suite es una biblioteca de PDF que le permite integrar sin problemas la funcionalidad de PDF en su software o flujo de trabajo.

¿Por qué utilizar iText 7 Suite?

iText 7 se basó en casi una década de lecciones aprendidas del desarrollo de iText 5 (y iTextSharp). Es una biblioteca más simple, más eficiente y extensible que está lista para manejar los mayores desafíos de los flujos de trabajo de documentos de hoy, un complemento a la vez.

1. Cifrado

El cifrado es una forma sencilla de restringir el acceso a usuarios no autorizados al hacer que el documento sea inaccesible (cifrado) a menos que los destinatarios previstos tengan la clave / contraseña para desbloquear los datos. Puede hacer esto de varias formas utilizando una contraseña o un certificado. El cifrado se puede agregar fácilmente a cualquier PDF y es más útil cuando comparte con un grupo pequeño de personas y desea permitir diferentes niveles de acceso al PDF. Las desventajas son que debe proporcionar la contraseña y no puede controlar con quién se comparte la contraseña fuera del círculo deseado. Echemos un vistazo a las opciones de cifrado de certificados y contraseñas:

Cifrado de contraseña

  • El cifrado de contraseña es una forma sencilla de proteger la información de quienes no la tienen. El último valor predeterminado de ISO 32000 para esto es el cifrado AES de 256 bits. Con la protección por contraseña, puede crear fácilmente una contraseña de propietario y establecer controles sobre la información que otros pueden alterar (o no alterar) en el documento y luego crear contraseñas de usuario que permitirán a cualquier persona con esas contraseñas abrir el documento y cualquier otro control que has permitido.

Cifrado de certificado

  • En lugar de utilizar una contraseña, también puede utilizar un par de claves pública-privada para cifrar sus documentos. Este es un par de claves donde las claves están unidas por algoritmos matemáticos. La clave pública es, como dice en la lata, pública y la otra es privada. Puede utilizar la clave pública de alguien para cifrar un mensaje (o documento) que solo la clave privada correspondiente puede descifrar. Lo que significa que el poseedor de la clave privada puede abrir el documento y nadie más, ya que la clave privada debe mantenerse, bueno, privada . Esto se ilustra en la siguiente imagen.

El cifrado es adecuado para documentos que se enviarán por correo electrónico o se compartirán con un número manejable de personas con las que se comunicará y en las que confía en no compartir más la contraseña. Sin embargo, cuando desee distribuir un documento ampliamente o archivarlo, es posible que desee considerar la redacción en su lugar. Siga leyendo para saber cómo funciona la redacción.

2. Redacción

La redacción también es útil cuando desea compartir la mayor parte del contenido de un documento pero evitar que la información personal o clasificada se publique públicamente. Cuando está archivando información, quiere asegurarse de que los usuarios en el futuro puedan acceder a los datos necesarios. Esta característica de seguridad elimina la información de un documento por completo, similar al método analógico de "barra negra" que se usaba en los días de la fotocopiadora. Con PDF, simplemente agregar una barra negra sobre el texto funciona para la imagen del documento, pero deja intactos los metadatos, lo que facilita que alguien acceda a sus datos confidenciales. Ha habido una serie de fallos de redacción vergonzosos, puede leer sobre algunos de ellos en este artículo de la American Bar Association.. Para evitar problemas como este, iText creó pdfSweep, un complemento de iText 7 que elimina de forma segura el contenido que define como sensible del documento, incluidos los metadatos, lo que hace que el proceso de redacción sea similar (¡pero mejor!) A la versión analógica.

¿Cómo funciona pdfSweep?

  • Interviene mientras edita un documento PDF con las herramientas de sellado de documentos y marcas de agua de iText 7. Después de agregar una "barra de oscurecimiento" digital sobre el texto sensible, la imagen o parte de una imagen, pdfSweep cambia las instrucciones de reproducción del documento, lo que hace que sea imposible extraer el contenido oculto de su documento digital. Esto funciona tanto para texto como para imágenes, lo que le brinda total seguridad de la información.
  • A continuación, se muestra un ejemplo que muestra cómo se puede utilizar pdfSweep.

La redacción es útil para proteger la información confidencial en documentos de amplia difusión. Si buscas algo que guarde toda la información en el documento, puedes usar encriptación como hablamos antes, o firmas digitales, que también te permiten confirmar si un documento ha sido manipulado o modificado.

3. Firmas digitales

Las firmas digitales son la solución para reemplazar las firmas de tinta húmeda cuando se utilizan documentos digitales. Este concepto ha sido ampliamente adoptado y está bien integrado en la especificación PDF. Es similar a tener un sello de notario público en un documento que garantiza que las firmas son legítimas y que el documento no ha sido modificado. La firma digital básicamente captura la intención de la persona de celebrar el contrato, y la firma digital se utiliza para cifrar la información y confirmar la validez del documento firmado. Los principales beneficios del uso de firmas digitales incluyen la automatización y seguridad de su flujo de trabajo de documentos digitales, lo que le permite ahorrar tiempo, dinero y dolores de cabeza. Generalmente,Las firmas digitales son utilizadas por individuos y organizaciones en documentos PDF para mostrar quién verificó el documento en una fecha / hora específica y que el documento no se ha actualizado desde que se firmó.

Puede haber una o más firmas en un solo documento PDF. Las firmas digitales son en realidad metadatos ocultos y hash incrustados con un certificado en el archivo. También puede incluir una representación visible opcional de la firma. Una foto de la firma y / o un resumen del certificado de firma para permitir que todos los lectores vean claramente que el documento ha sido firmado.

Los tres objetivos principales de las firmas digitales son:

  • Integridad
    • Garantía de que el documento no se ha modificado en algún lugar del flujo de trabajo.
  • Autenticidad
    • Garantía de que el firmante del documento es quien creemos que es (y no otra persona).
  • No repudio
    • Garantía de que el firmante no puede negar su firma.

Las firmas digitales se pueden utilizar para identificar la última versión de un documento para protegerlo contra la manipulación y pueden actuar como una firma digital para un documento, al igual que la tinta húmeda. Son ideales para demostrar la validez de un documento y garantizar que el contenido no se modifique. Estos se utilizan a menudo para transacciones y son ampliamente aceptados como seguros.

 

 

Conclusión

En conclusión, tiene una serie de opciones de seguridad basadas en sus necesidades. Puede establecer una contraseña o establecer una clave / certificado para cifrar un documento. Puede eliminar los datos confidenciales y luego guardarlos o compartirlos ampliamente con la redacción, o puede confirmar que un documento no ha sido manipulado mediante firmas digitales mientras demuestra que el firmante es quien creemos que es. Si desea obtener más información sobre estas opciones, vea nuestro seminario web grabado con PDF Association “Seguridad de PDF: cifrado y firmas digitales” para profundizar en estas opciones.

¡Feliz protección de datos!

Características

Descubra todas las funciones de PDF disponibles en iText 7 Suite en comparación con iText 5.

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